Collecte des factures, saisie des données, publication dans les logiciels comptables… Comme beaucoup de cabinets, vous souhaitez automatiser ces processus répétitifs à faible valeur ajoutée. Seulement voilà, il existe une multitude de solutions sur le marché. Comment choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre cabinet ? Découvrez les 6 questions à vous poser avant de décider.
1. Quels processus dois-je améliorer au sein du cabinet ?
Autrement dit : où sont vos goulots d’étranglement ? Passez-vous trop de temps à relancer vos clients pour récupérer leurs factures ? Vous retrouvez-vous souvent devant une montagne de pièces papier à traiter ? La saisie manuelle représente-t-elle une grosse charge de travail ? Un audit des pratiques du cabinet s’impose afin de définir très précisément vos besoins d’optimisation.
Nommez un référent digital qui sera votre porteur de projet
Il étudiera notamment l’impact d’un nouvel outil d’automatisation sur toutes les parties prenantes :
- clients (temps de déploiement, simplicité d'utilisation),
- collaborateurs (temps de formation),
- cabinet (coûts, bénéfices, organisation des formations),
- expert-comptable (temps à investir).
2. Quelles sont les solutions disponibles sur le marché ?
Une fois vos besoins identifiés, renseignez-vous sur les solutions existantes. Les rendez-vous de la profession tels que le Congrès de l’Ordre des experts-comptables, les webinaires de démonstration ou une simple recherche sur internet permettent de se faire une idée des différentes fonctionnalités. Autres méthodes efficaces : le bouche-à-oreille et le retour d’expérience de vos confrères. N’hésitez pas à les interroger !
3. Toutes les solutions se valent-elles ?
Les critères de comparaison doivent être définis en fonction des besoins de votre cabinet. Notre conseil ? Créer un tableau listant, pour chaque solution, la performance des fonctionnalités qui vous importent le plus : méthodes de collecte des factures, taux de reconnaissance des données, intégration/compatibilité avec vos logiciels de production et de gestion existants…
4. Est-ce que ça marche ?
Pour le savoir, une seule solution : tester ! La plupart des logiciels proposent des périodes d’essai gratuit, profitez-en. Aussi, n’hésitez pas à mobiliser votre référent digital : il saura prendre le temps nécessaire à la réalisation de cette étape cruciale.
5. Comment déployer la solution en interne ?
Là encore, appuyez-vous sur votre référent digital pour « vendre » l’outil choisi à vos autres collaborateurs. Il devra faire preuve de pédagogie pour convaincre les plus réticents, en mettant l’accent sur la rapidité de prise en main, le gain de temps... Prévoyez des supports de déploiement « faits maison » ou fournis par votre éditeur de logiciel.
6. Comment déployer la solution en externe ?
Le mieux est d’embarquer systématiquement tout nouveau client. Pour convaincre vos clients historiques, insistez sur les avantages qu'ils pourront tirer de la solution : envoi des factures en quelques clics, zéro relance, zéro perte des factures papier… En fonction de leur degré d’appétence digitale, vous pourrez leur proposer des fonctionnalités plus ou moins poussées.
